Sistem Informasi Manajemen

Soal:

Pada akhir semester, setiap mahasiswa UT mengikuti Ujian Akhir Semester (UAS). Ujian ini bertujuan untuk mengukur dan mengevaluasi proses belajar serta pemahaman mahasiswa terhadap suatu mata kuliah tertentu. Hasil pengukuran dan evaluasi terhadap setiap mahasiswa berupa nilai.

Nilai adalah informasi akhir yang akan disajikan kepada mahasiswa. Informasi ini merupakan pengolahan berbagai data yang telah dipersiapkan sebelumnya.

Berdasarkan ilustrasi di atas:

a. Gambarkan bagan siklus pengolahan data yang dikembangkan

Jwb:

 

 b.  Jelaskan dokumen dasar dan apa saja fungsinya!

Jawab: https://mekarisign.com/blog/dokumen-adalah/

Dokumen adalah sesuatu yang tak bisa lepas dari kehidupan manusia modern. Dokumen selalu menjadi bagian krusial dari banyak aktivitas maupun kepentingan. Mulai dari Anda lahir seperti akta kelahiran, identitas seperti KTP, hingga di dunia kerja sekalipun.

 

Secara harfiah, dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan setiap benda yang memiliki keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan. Sedangkan menurut KBBI, dokumen dideskripsikan menjadi tiga pengertian sebagai berikut:

• Surat yang tertulis atau tercetak yang bisa dijadikan sebagai bukti keterangan. Misalnya, akta kelahiran, perjanjian pra nikah, atau surat perjanjian.
• Suatu barang yang dicek atau naskah karangan yang dikirim lewat pos. Misalnya, rekaman suara, gambar dalam film, dan semacamnya yang bisa dijadikan bukti keterangan.
• Benda yang didalamnya meliputi suatu keterangan maupun data dan dibuat oleh seseorang yang mempunyai kepentingan tersebut.

Lalu, dokumen menurut Kamus Kepegawaian adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak. Serta, segala benda yang memiliki keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, hingga untuk disebarkan.

 

Kegunaan atau Fungsi Dokumen

Berikut beberapa kegunaan atau fungsinya:

• Berfungsi untuk mencari suatu informasi yang isinya masih berhubungan dengan isi dokumen. Terutama, dari beberapa pihak yang memang mencari dan membutuhkannya.
• Digunakan untuk menjaga dokumen supaya keasliannya tetap terjaga dan tidak rusak.
• Berfungsi sebagai alat bukti tentang suatu keterangan.
• Digunakan untuk menjadi penjamin kebutuhan dan keaslian informasi yang sudah dimuat dalam suatu dokumen.
• Berfungsi sebagai alternatif penyimpanan maupun penyelamatan fisik suatu dokumen.
• Digunakan sebagai alat komunikasi antar pihak penerima dokumen
• Berfungsi untuk data pendukung dalam proses kiriman kargo

Baca juga: Apa itu Legalisir? Syarat, Fungsi, dan Masa Berlakunya

Apa Saja Jenis Dokumen?

Jenisnya dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan hal yang berbeda-beda, yaitu:

1.    Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya

• Dokumen Statis: yang secara tidak langsung dipakai untuk suatu proses pekerjaan kantor.
• Dokumen Dinamis: sebaliknya, ini digunakan secara langsung untuk proses pekerjaan kantor.

2.    Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuknya

• Dokumen Privat: berupa surat atau arsip, disimpan dengan memakai suatu sistem kearsipan. Contohnya, surat berharga, surat dinas, surat niaga, laporan, bukti transaksi, dan sebagainya.
• Dokumen Korporil: berupa benda sejarah yang umumnya dikumpulkan di suatu museum. Contohnya, pakaian adat, uang kuno, arca, keris, dan semacamnya.
• Dokumen Literer: suatu benda yang terbentuk karena ditulis, digambar, dicetak, maupun direkam. Biasanya ada di dalam perpustakaan. Contohnya, buku, komik, majalah, film, dan sejenisnya.

Baca juga: Dokumen Digital: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

3.    Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

• Dokumen Pribadi: berhubungan dengan keperluan pribadi seseorang. Contohnya, KTP, SIM, akta kelahiran, ijazah, paspor, dan semacamnya.
• Dokumen Pemerintah: berisi suatu informasi ketatanegaraan dari pemerintah. Biasanya, digunakan sebagai pembuktian kegiatan dari pemerintahan tersebut. Contohnya, Undang-Undang, Keputusan Presiden, Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah, perjanjian kerjasama antar negara, dan sebagainya.
• Dokumen Sejarah: seperti namanya, jenis ini berhubungan erat dengan sejarah. Bisa berupa catatan penting atau digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi di zaman dulu. Contohnya, fosil, tugu, naskah proklamasi, dokumentasi peperangan, autobiografi, dan semacamnya.
• Dokumen Niaga: ada hubungannya dengan perniagaan. Biasanya, berupa surat-surat berharga yang bisa digunakan sebagai alat pembayaran. Contohnya, cek, saham, obligasi, kuitansi, dan sebagainya.

4.    Jenis Dokumen Berdasarkan Sifatnya

• Dokumen Tekstual: menyajikan informasi bersifat tertulis. Contohnya, koran, buku, majalah, dan semacamnya.
• Dokumen Nontekstual: berisikan sedikit tulisan atau teks. Contoh, peta, grafik, gambar, dan sebagainya.

5.    Jenis Dokumen Berdasarkan Dokumentasinya

• Dokumen Primer: berisi informasi mengenai hasil dari penelitian. Terutama, asli langsung dari sumbernya. Contohnya, disertasi, laporan, paten, dan sebagainya.
• Dokumen Sekunder: terdapat informasi mengenai bahan bacaan primer. Umumnya, disebut dengan dokumen bibliografi.
• Dokumen Tersier: berisi mengenai informasi dari jenis sekunder. Contohnya, buku, teks panduan, dan semacamnya.